La diversité des types de ressources électroniques rend inefficace les éléments traditionnels des outils documentaires pour prendre en charge les caractéristiques de ces ressources concernant leurs contrats de licence et leurs modalités d’accès (définition des communautés).

ERM Initiative et standards

C’est pourquoi, la Digital Library Federation a tenté de définir les usages d’un ERM et a suggéré des solutions. L’utilisation de standards est apparue comme un pré-requis pour les bibliothécaires et les éditeurs. La DLF ERMI a développé les spécifications communes concernant la gestion des contrats de licences, les informations administratives liées aux ressources électroniques et aux processus internes associés aux licences.

Les composantes d’un ERM ont donc été ainsi définies :
  Un ERM sera fondé sur un système relationnel de bases de données, des dictionnaires et la description de la structure des données. L’ERM créerait ainsi une carte des relations entre ces entités.
  Il comprendrait les spécifications des besoins fonctionnels.
  Il comprendrait un diagramme des processus de travail et des flux informationnels (workflow). L’intégration dans un schéma XML de toutes les données de l’ERM permettrait que les données échangées entre les éditeurs et les bibliothèques aient une même structure logique qui décrirait les modalités de la licence (intégrant creative commons par exemple).

Les standards

COUNTER (Counting Online User NeTworked Electronic Resources) veille à mesurer et à rendre compte de manière standardisée des usages des ressources électroniques. COUNTER a créé un "Code des bonnes pratiques" qui définit comment comptabiliser un usage, selon quel format, quelle fréquence, etc. La traduction française du "Code des bonnes pratiques" est mis à disposition par l’INIST à cette adresse http://counter.inist.fr/.

SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative) est un protocole qui peut être utilisé par les ERMS pour automatiser la gestion unifiée des données issues de COUNTER.

Ce que pourrait apporter un ERM : gérer effectivement le document électronique dans tout son cycle de vie

Ce que peut apporter un ERM pose la question de ce que l’on définit comme une ressource électronique. Un périodique électronique, un livre électronique, un résumé d’article dans une base de données, un package de périodiques électroniques, une base de données de résumés et d’articles indexés qui inclut également du plein-texte, tout ceci est une ressource électronique. Quel est leur point commun ?

Le cycle de vie du document électronique

L’expérience des responsables des ressources électroniques en bibliothèque permet d’arriver à cette définition d’un cycle de vie du document électronique en 6 étapes :

1 - Découverte.

Une fois la nouvelle ressource portée à sa connaissance le responsable doit s’enquérir de la localisation de la ressource, de l’information qu’elle contient, des informations bibliographiques qui lui sont liées de la période couverte, le bouquet dans lequel se trouve la ressource, l’interface, la plateforme au travers de laquelle la ressource est mise à disposition.

2 - Test. La période de test permet de faire une éventuelle acquisition en connaissance de cause. Le responsable propose alors le test à tout ou partie des usagers et collègues dans le contexte où la ressource serait disponible en cas d’acquisition. Il constate l’audience et recense les impressions des usagers.

3 - Sélection. Une fois la période de test passée, les responsable prend la décision en fonction des besoins, de son budget, de son réseau, d’acquérir ou non la ressources.

4 - Acquisition. En cas d’abonnement, de nombreuses informations vont devoir être stockées : le coût, l’acquisition en consortium ou non, les modalités de la licence sur les usages, les communautés y ayant accès, l’autorisation de l’accès distant, la liste des journaux accessibles dans le package et selon quelle période de temps, ce qu’il en est des archives.

5 - Accès. La phase fondamentale comprenant, les modalités de mise à disposition aux usagers : par le biais de liste A to Z, depuis l’OPAC, par le biais d’un moteur de recherche fédérée, via un résolveur de lien, à distance ou non.

6 - Décision de renouveler ou d’annuler. En fin d’abonnement, ce sont les informations accumulées en cours de gestion de la ressource qui vont lui permettre de faire ce choix : les données statistiques d’usage, la solidité de l’interface, la possibilité d’accéder de manière pérenne aux archives de la ressource. La prise en compte de cette annulation ou réabonnement par l’ERM permettant de gérer les implications budgétaires.

Il en découle la capacité d’un ERM à authentifier, rendre accessible, administrer, connaître l’usage (envoi par courrier, impression, envoi par fax, fax électronique, par email, sauvegarde ; etc.) des ressources électroniques.

Quelques produits existants

ERM commerciaux

Verde d’Ex Libris http://www.exlibrisgroup.com/verde.htm Le plus connu et le plus utilisé, dans la mesure où il s’insère dans les modules bibliothéconomiques (MetaLib, SFX, Aleph) déjà bien implantés dans le monde des bibliothèques. Il se fonde sur une architecture ouverte et supporte les standards MARC, Unicode, XML, SUSHI, OpenURL, et SOAP, Ex Libris a participé à la DLF ERMI.

ERM Millenium de Innovative Interfaces [http://www.iii.com/products/electronic_resource.shtml]

ERM Module de SirsiDynix http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl ?RC=12102

Meridian d’Endeavor Mise en place à la Stockholms universitetsbibliotek, Wilhelm WIDMARK rend compte de leur experience mitigée dans l’article suivant : “A New Organization Built on a New Tool ?”, World Library and Information Congress, 73rd IFLA General Conference and Council, ELECTRONIC RESOURCE MANAGEMENT SYSTEMS, A Solution with Its Own Challenges, University of the Western Cape, Cape Town, South Africa, August 16-17, 2007. http://www.library.yale.edu/preifla2007/abstracts.html Ce produit n’existe plus.

Gold Rush (Colorado Alliance) http://www.coalliance.org/index.php ?option=com_content&task=view&id=61&Itemid=104 Gold Rush est un ERM qui contient un résolveur de liens, une liste A-Z, etc. C’est un ERM qui intègre le catalogue, le module acquisitions et l’intégration de la RFID sur les ouvrages. La Colorado Alliance of Research Libraries (http://www.coalliance.org) est un consortium de bibliothèques du Colorado et du Wyoming à but non-lucratif.

ERMS (Serials Solutions) http://www.serialssolutions.com/ss_360_resource_manager.html Cet ERM intègre les bases de connaissances sur les utilisateurs et des outils de veille sur les nouveautés des ressources électroniques.

TeRMS de TDNet http://www.tdnet.com

ERM opensource

CUFTS, est initialement un résolveur de liens pour l’utilisation d’un consortium, avec fonction ERM développé par The Simon Fraser University Library. http://cufts.lib.sfu.ca/

VERA (Virtual electronic Resource Access) développé au MIT http://river.mit.edu/mitlibweb/FMPro ?-db=RS_Items.fp5&-Lay=web&-format=ro_search.htm&-findany

ERM de Université de Bristol

En guise de conclusion Dans un environnement consortial, comme celui des membres de Couperin, les étapes d’acquisition, accès et prise de décisions sont encore plus complexes qu’à l’échelle d’un établissement. Un ERM consortial doit prendre en compte les différents niveaux d’information à partager entre membres ainsi que leurs divers besoins en terme de gestion. Du point de vue du consortium Couperin un ERM viserait à rendre visible les types et conditions d’abonnements souscrits par chaque membre, y compris si ces abonnements se font en dehors de Couperin. La puissance du consortium Couperin se fonde en effet sur sa capacité à donner ces informations aux éditeurs et de s’appuyer sur une information fiable. L’ERM, pour le consortium fonctionnerait également comme un instrument statistique.