Suite aux journées sur les ERMS lors des 26 et 27 mai 2008 à l'AMUE en présence de 120 participants dont des représentants du consortium des bibliothèques universitaires suisses, le GTERMS a soumis le 6 juin au Bureau professionnel de Couperin un rapide bilan de ses travaux, menés depuis le 17 octobre 2008. Le Bureau a fait part de ses décisions et des suites à donner au projet.

Après 7 mois de travail, 4 réunions plénières et 2 réunions de synthèse, une trentaine de membres actifs, 76 abonnés à sa liste de discussion et 2 journées d'étude, le GTERMS a dressé quelques constats :

Constats

Des besoins différents selon les membres du consortium

1. Les négociateurs et les établissements porteurs de groupements de commandes souhaitent disposer d'un outil permettant de gérer les négociations et les groupements de commandes.

2. Les établissements qui possèdent un ERMS ou ont un projet avancé d'acquisition d'ERMS, ou une base de gestion locale satisfaisante, souhaitent une base d'informations (base de connaissance) adaptée au contexte francophone et français.

3. Les établissements n'ayant pas d'outil satisfaisant (la majorité des membres) souhaitent s'équiper d'un bon outil de gestion locale et encouragent le développement d'un outil libre qui serait nourri à partir d'une base de connaissance mutualisée.

4. Les établissements possédant des outils « maison » satisfaisants (développés en interne avec des outils libres ou propriétaires) mais qui ne disposent de moyens humains suffisants, souhaitent une gestion mutualisée.

5. Les établissements n'ayant pas d'outil, d'argent ou de moyens humains à investir pour s'équiper et gérer en local un outil souhaitent l'utilisation d'un outil partagé.

Les objectifs auxquels répondrait un ERMS au sein de Couperin

1. Satisfaire les besoins du Département Coordination et Négociations documentaires en termes de gestion des négociations.

2. Dresser une cartographie de l'offre documentaire électronique des bibliothèques de l'enseignement supérieur à l'échelle nationale.

3. Permettre aux établissements membres disposant d'un ERMS commercial ou d'outils développés en interne de récupérer des informations de la base de connaissance Couperin.

4. Permettre aux établissements membres qui ne disposent d'aucun outil de gestion des ressources électroniques ou d'outils très rudimentaires d'utiliser l'outil de Couperin.

5. Fournir des indicateurs d'aide à la décision sous forme de statistiques.

Décisions

Le manque de maturité constaté des produits commerciaux incite le Bureau Professionnel de Couperin à s'orienter dans un premier temps, vers le développement d'une base de données relationnelle recensant les ressources documentaires négociées par le consortium. La prise en compte des ressources acquises par les établissements en dehors des négociations consortiales est aussi envisagée. La conception d'un outil répondant à un premier niveau de besoins du consortium et des établissements s'inscrit dans une démarche pragmatique. Dans un second temps, l'évolution vers un ERMS partagé sera envisagée.

Le logiciel libre JURO (Journal Usage Report Online) qui permet la collecte automatisée des données statistiques d'usage sous le protocole SUSHI et l'analyse des statistiques COUNTER sera installé. Il permettra de fournir des données statistiques globales et déclinées par établissements.

Phase 1 : rédaction du cahier des charges de la base de données relationnelle

Un petit groupe constitué de personnes du GTERMS et de la SDBIS va se consacrer dès à présent à la définition des modalités techniques de conception, d'alimentation, et de fonctionnement de la base. Cet outil répondra à trois objectifs :

permettre un recensement des ressources électroniques acquises par les établissements,

répondre aux besoins du Département Coordination et Négociations documentaires pour la gestion des négociations,

renseigner l'enquête annuelle sur les ressources électroniques demandée par la SDBIS (enquête ERE en liaison avec l'ESGBU). La question du signalement des ressources électroniques dans les établissements de l'enseignement supérieur français pourra être examinée avec l'ABES et l'AURA.

Phase 2 : poursuite des travaux du GTERMS vers un ERMS partagé

En parallèle, le GTERMS se propose de mener une deuxième phase permettant :

d'effectuer l'observation d'autres produits comme celui d'Ebsco, celui de Serials solutions, V-source et Gold Rush,

d'entreprendre la simplification des listes de données et fonctionnalités produites par le GTERMS,

de rendre un rapport sur les besoins individuels et partagés (enquête en préparation), l'état de l'art actuel et les développements attendus.

Perspectives

De grands établissements comme certains PRES, UNR, universités en phase de regroupement sont attachés à la notion d'ERMS partagé, pour des raisons évidentes de réduction des coûts d'implantation et de maintenance, tant au niveau matériel qu'au niveau humain.

Couperin estime qu'un projet commun, porté par une ambition politique forte, permettra la mise en place d'un ERMS partagé. Nous proposons dans un premier temps de discuter ce projet avec l'ABES, l'INIST, l'ABDU, l'AURA et la SDBIS. Couperin propose ensuite d'établir, avec les partenaires intéressés, des préconisations concrètes pour un ERMS partagé, prenant la forme d'un modèle de cahier des clauses techniques.

Au niveau international la problématique d'un ERMS partagé se pose et les attentes des collègues suisses, belges, portugais, danois ou britanniques autour du projet français sont grandes. La communication du GTERMS au 73e congrès de l'IFLA rendra compte de l'état du projet.

Pour plus d'informations sur le groupe de travail, sa méthode et les documents qu'il a conçu, les interventions des journées d'étude, le wiki est consultable à cette adresse : http://gterms.wikidot.com/.