Archivage et accès pérennes : des enjeux stratégiques

Jérôme Kalfon et Emilie Barthet, Département Etudes et prospective du consortium Couperin

article publié dans Arabesques, n° 53 daté janvier - février - mars 2009, pages 12 & 13, ABES.

 

A l’heure où un certain nombre d’établissements passent au tout électronique (e-only) et où des désabonnements massifs s’amorcent, la garantie d’une continuité d’accès aux contenus acquis par les établissements devient plus incertaine. Certains contrats de licence prévoient le maintien de l’accès aux titres souscrits pour les années pendant lesquelles ils étaient actifs. Mais les éditeurs qui le mentionnent sont-ils en capacité d’assurer cet accès après rupture du contrat ? D’autre part, l’achat et la conservation des backfiles, c’est-à-dire des publications antérieures à la date de souscription d’un établissement à un périodique, est aussi en question.

 

En effet, que faire en cas de rupture de contrat ou de défaillance du fournisseur ? Plusieurs cas de figure peuvent provoquer une interruption de l’accès à un titre dans son ensemble ou pour une période donnée. C’est le cas notamment :

-  si un éditeur cesse son activité et que le titre n’est plus disponible par un autre moyen,

-  si un éditeur cesse de publier et de donner accès à un titre et que celui-ci n’est pas offert par un autre éditeur,

-  si un titre change d’éditeur et que les numéros antérieurs ne sont plus disponibles,

-  s’il se produit une panne grave de la plateforme de l’éditeur pendant une période de temps significative,

-  plus fréquemment, si l’abonné ne renouvelle pas son contrat et ne souhaite pas passer par la plateforme (payante) de l’éditeur pour accéder aux contenus pour lesquels il conserve un droit d’accès.

 

Dans le cas des archives courantes comme des backfiles, l’archivage pérenne et l’accès perpétuel sont deux notions, liées mais différentes. Elles reposent sur quatre réalités contiguës :

-  L’obtention (par le client) des données et des métadonnées des ressources concernées.

-  L’archivage numérique pérenne de ces données et métadonnées.

-  La transformation de ces données d’un format d’archivage à un format de consultation.

-  L’accès authentifié aux ressources archivées.

 

Or pour mener à bien ces quatre opérations, différents acteurs sont en jeu.

L’obtention des données et des métadonnées des ressources concernées relève des termes contractuels. Il est nécessaire que les contrats de licence prévoient une récupération des données et des métadonnées acquises ou souscrites. Il est également indispensable que les modalités de versement soient spécifiées.

 

Couperin peut intervenir à plusieurs niveaux :

-  dans la rédaction des contrats, lors de la négociation des licences

-  par la désignation du ou des organismes qui assureront la réception et l’archivage numérique des données. Le versement des archives de l’éditeur à l’organisme désigné devra intervenir régulièrement. L’organisme procèdera à leur stockage et aux traitements nécessaires pour que les données continuent d’être accessibles malgré l’évolution des formats et des supports.

-  par l’acquisition au travers des licences nationales d’archives (backfiles) identifiées comme utiles à tous ces membres.

 

De plus, la sauvegarde, autrement dit l’archivage numérique, n’est pas à la portée d’un seul établissement, quelle que soit son importance. Les volumes des données à stocker et la complexité des dispositifs à mettre en œuvre sont trop importants et onéreux.

C’est pourquoi des initiatives comme celle de Portico (http://www.portico.org/) sont intéressantes car elles sont dédiées à la récupération, à la maintenance des données et à leur transformation au format de consultation. L’ABES, en France, a récupéré les données et les métadonnées des éditeurs Springer et Elsevier pour les archives des périodiques négociés par Couperin. Des projets comme Lockss (http://www.lockss.org/lockss/Home) assure la sauvegarde par la dissémination, au sein de plusieurs institutions, des données acquises ensemble.

 

Enfin, l’exercice du droit d’accès ne peut se faire que si l’organisme chargé de cet accès est en mesure de l’offrir de manière authentifiée (et donc de savoir qui a été abonné à quoi et sur quelle période). L’accès pérenne est fonction des droits souscrits par chaque établissement client. Or nombre d’établissements n’ont pas une idée claire de l’étendue de leurs droits. Couperin entend intervenir en mémorisant les droits souscrits par chaque établissement pour chaque produit négocié par lui. Les systèmes logiciels de gestion des ressources électroniques (ERMS) permettent cette mémorisation organisée de droits d’accès.

 

Outre l’accès authentifié à une multiplicité de fichiers des provenances différentes, la question de l’interface d’accès se pose également. Quel degré de fidélité à l’original souhaite t-on ? Jusqu’à quel point le site d’accès aux sauvegardes doit-il posséder les mêmes fonctionnalités que l’original ? Quelle est l’étendue des services attendus ? Outre l’accès au document primaire, l’éditeur offre souvent une gamme plus ou moins vaste de services, en particulier dans le domaine des citations et de la bibliométrie, mais aussi des ebooks.

Couperin intervient dans la définition des besoins exprimés. Dans une première étape, il a considéré qu’une interface d’accès simple aux données Springer et Elsevier déposées à l’ABES, offrant des entrées de recherche courantes, était suffisante. Des développements supplémentaires pourraient se montrer utiles voire indispensables pour des produits dont les fonctionnalités font la richesse (Thomson ou les ebooks de Cyberlibris, par exemple).

 

Couperin intervient également par une veille sur l’état de l’art en la matière, sur les recommandations internationales, les codes de bonnes pratiques en la matière et l’implantation du modèle OAIS.

 

L’archivage et l’accès pérennes sont considérés par Couperin comme des enjeux majeurs tant du point de vue économique que scientifique. Seule une politique d’archivage pérenne peut garantir l’accès aux résultats de la recherche internationale et particulièrement conserver l’accès aux résultats de la recherche française. Cette dernière, publiée très largement dans des publications étrangères n’est pas couverte par des procédés tels que le dépôt légal français. Ce fait illustre la complémentarité des initiatives. L’accès pérenne est aussi stratégique lors de négociations, son absence fragilisant le client par une position de « tout ou rien ». Enfin il ne nous faut pas négliger l’enjeu éthique : seule la dissémination des copies peut garantir le maintien de l’accès et le non travestissement des résultats de la recherche.

 

A tous points de vue, l’archivage et l’accès pérennes est un chantier en devenir où les initiatives nationales participeront à un réseau international de conservation. Pour l’heure, en France, les accords ne sont effectifs qu’avec quelques gros éditeurs.

Même si, dans les guides de conduite des négociations, cette question de l’archivage est  prévue, les licences ne le l’intègrent pas pour autant systématiquement. Un principe d’incertitude pèse donc d’ores et déjà sur l’accès à une part significative des abonnements souscrits par les membres de Couperin. L’émergence des livres électroniques risque, dans un avenir proche, de rendre encore plus aiguë cette question.