Le département de la coordination des négociations documentaires (CND)

Le département CND coordonne l’action des négociateurs mandatés, en relation avec les responsables de pôles thématiques et en partenariat avec les EPST et réseaux thématiques ; il veille à la collecte et à l’enrichissement des données relatives à ces négociations et les diffuse auprès des membres de l’association.

Objectifs du département

• Être clairement identifié comme l’interlocuteur privilégié des membres adhérents.

• Encadrer l’action des négociateurs, leur apporter soutien et conseil durant les négociations, leur fournir toute la documentation dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités.

• Encadrer le processus de négociation, depuis l’enquête d’intérêt jusqu’à la validation de l’offre et la souscription des contrats.

• Être la mémoire du consortium, collecter les traces de son activité, les archiver et les valoriser.

• Faire valoir un rôle d’expertise au sein de Couperin et au-dehors en partageant ses expériences avec d’autres consortiums français et étrangers, ainsi qu’en engageant des partenariats avec l’ENSSIB dans le cadre d’études et de recherches réalisées par des élèves ou dans celui de la formation continue.

• Rédiger deux rapports concernant les contrats souscrits par les membres de l’association ainsi que les statistiques d’usage de certaines ressources négociées.

Pour pérenniser les négociations déjà passées et élargir l’offre à d’autres éditeurs, le consortium a besoin de l’investissement des personnels des SCD soit pour renouveler les contrats arrivant à échéance, soit pour entamer de nouvelles négociations. Tout adhérent, après mandatement préalable signé par le président du consortium, a donc vocation à négocier, selon ses disciplines de compétence, auprès des éditeurs.

Le département coordination des négociations documentaires est divisé en six pôles thématiques, animés par des responsables de pôles, ou coordinateurs de négociations :

• LSH - Lettres et sciences humaines

• SEG - Sciences économiques et gestion

• SJP - Sciences juridiques et politiques

• SVS - Sciences de la vie et santé

• STP - Sciences techniques et pluridisciplinaires

• GCO - Grands comptes

Le département Etudes et Prospective (E&P)

Missions

Le Département Etudes et Prospective a reçu du Bureau professionnel  un mandat de veille et d'expertise des questions techniques liées à la diffusion de la documentation électronique. Il vise à mutualiser les expériences et les projets dans un domaine de compétence nouveau et indispensable au développement des établissements.

Ouvert sur la base du volontariat aux personnels des établissements Couperin, il anime plusieurs groupes de travail, listes de discussion et assure une veille et une expertise dans les domaines suivants :

• les Archives ouvertes et le Libre Accès

• les livres électroniques au sein de la Cellule Ebook

• les système de gestion des ressources électroniques

• l'accès distant aux ressources électroniques

• l'archivage pérenne

• les statistiques d'usage

Les axes d'étude

Les Archives ouvertes et le Libre Accès

Concurremment à l'offre commerciale, les ressources non commerciales, en très grande partie d'origine universitaire, prennent de plus en plus d'importance : archives ouvertes, dépôts institutionnels, prépublications, postpublications, sites pédagogiques, revues électroniques gratuites, bases de données non commerciales, etc.

Ces ressources échappent la plupart du temps aux mécanismes de validation et de signalisation documentaire classiques et les utilisateurs sont mal armés pour y accéder de manière efficace. L'élaboration de solutions techniques satisfaisantes est nécessaire à la fois pour un bon service aux utilisateurs et pour réduire la dépendance à l'égard des fournisseurs.

Les livres électroniques au sein de la Cellule Ebook

La Cellule e-Book (CeB) structure ces travaux autour de deux axes :

• la coordination des négociations e-books, rattachées aux Pôle thématiques, avec leurs négociateurs/trices au sein du Département CND

• la veille sur les plates-formes, les contenus, les modèles économiques, les readers, l’encre et le papier électroniques, etc..., au sein du Département E&P

La CeB a réalisé des documents d'aide à l'acquisition des livres électroniques, des documents pédagogiques ou politiques sur la place des ebooks dans les collections numériques des établissements membres du réseau Couperin. Elle souhaite être un interlocuteur privilégié des éditeurs sur ces sujets.

Les systèmes de gestion des ressources électroniques

Au sein du GTERMS, une expertise s'est développée sur les outils de gestion des ressources électroniques. Ce groupe a rédigé le cahier des charges d'un produit ERMS qui pourrait être utilisé tant par le consortium que par ses membres.

L'accès distant aux ressources en ligne

Sous la houlette d'un chargé de mission "Accès distant", Couperin mène une action pédagogique et d'appui auprès de ses membres afin d'élargir l'accès aux ressources électroniques à distance, c'est-à-dire depuis n'importe quel lieu et à n'importe quel moment.

Couperin en collaboration avec la Fédération d'identités RENATER et le Comité réseaux des universités veillent à faire connaître le protocole Shibboleth aux services de documentation comme aux éditeurs. Il encourage ces derniers à être compatibles "Shibboleth".

L'archivage pérenne

Le développement des accès "tout électronique" et la disparition partielle du papier rendent urgent de proposer des solutions d'archivage pérenne. La gestion dispersée de l'archivage au sein des établissements serait lourde : l'archivage pérenne suppose un suivi technologique, au niveau des formats informatiques en particulier, des mises à jour des espaces de stockages et des interfaces précis et contraignants. Il est donc rationnel de mutualiser l'archivage. Il n'est cependant pas souhaitable, au moins pour des raisons de sécurité inhérentes à l'archivage même, de confier tout l'archivage à un opérateur unique.
La mutualisation de l'archivage suppose, outre les contraintes énumérées ci-dessus (suivi de formats, vérification périodique de l'intégrité de l'archive...), une gestion des accès autorisés aux ressources acquises.

Des réflexions sont en cours sur ce sujet en collaboration avec l'ABES et le CINES.

Une plateforme ABES/INIST héberge d'ores et déjà les archives des éditeurs Springer et Elsevier et sont accessibles aux membres ayant cessé leur abonnement.

Les statistiques d'usage

Couperin suit les évolutions des usages de la documentation électronique au travers des rapports statistiques réalisés tous les ans par le Département CND.

Par ailleurs il assure une veille sur ces questions et est membre de COUNTER. Il encourage les éditeurs à assurer leur compatibilité à COUNTER.

Le département Etudes et prospective assure la coordination et l'animation de plusieurs groupes de travail et de veille.

Les groupes de travail

Le GTERMS

Groupe dédié à l'expertise des systèmes de gestion des ressources électroniques (ERMS).
Durant une première phase, d'octobre 2007 à octobre 2008, le Département Etudes et Prospective, a souhaité déterminer les besoins communs aux membres du consortium et les besoins locaux en terme d’outil de gestion des ressources électroniques et d’outil de rapport statistique.

Le groupe de travail a eu pour objectifs :

• de dresser un état de l’art des dispositifs actuels de gestion et des solutions proposées par divers prestataires,

• de proposer plusieurs scénarios adaptés à la situation des membres de Couperin.

• de pouvoir soumettre aux membres de Couperin des scénarios de mise en œuvre d’un ERMS.

Bien que lancé à l’initiative de Couperin ce groupe de travail est ouvert à tous les établissements intéressés par cette problématique.

A compter de la rentrée universitaire 2008, le projet du consortium Couperin est entré dans une deuxième phase qui vise à l'équiper ainsi que ses membres intéressés d'un ERMS partagé, c'est -à-dire alimenté et utilisé en commun.
Ce principe permet d'alléger les tâches liées à la gestion des métadonnées des ressources électroniques.

En 2010 un appel d'offre pour 5 établissements pilotes sera lancé.

Une liste de diffusion permet d'échanger entre les membres du groupe de travail et les autres membres intéressés. L’abonnement se fait en contactant la coordination du Département Etudes et Prospective de Couperin .

L’équipe

• Co-animation : Kareen Louembe  (SCD Université Lyon 2) et Emilie Barthet (Couperin, Etudes et Prospective)

• Le groupe

- Mariette Naud     Couperin, Coordination des Négociations Documentaires
- Louise Beraud     Université de Poitiers
- Marie-Laure Bretin     Inria
- Elise Chapoy     Sciences-Po
- Anne Ciolek-Figiel     Inist
- Marlene Delhaye     Université Aix-Marseille 3-Cezanne
- Celine Dubois     Université Paris Descartes
- Tanguy Laurent     Université Paris-Est-Marne -la- Vallée
- Pierre Naegelen     Université Toulouse III
- Claire Nguyen     Bium Université Paris Descartes
- Murielle Noel-Le-Moulec     Université Paris-Est-Marne -la- Vallée
- Sophie Petitjean     Inist
- Marie-Joëlle Tarin     Biu Sorbonne

La CeB

La Cellule e-Book (CeB) reprend les activités du Pôle Livres électroniques en se structurant autour de deux grands axes :

• la coordination des négociations e-books, désormais rattachées aux Pôle thématiques, avec leurs négociateurs/trices au sein du "Département Négociations documentaires"

• la veille sur les plates-formes, les contenus, les modèles économiques, les readers, l’encre et le papier électroniques, etc..., au sein du "Département Etudes et prospective"

L’équipe

• Animation de la CeB et suivi des négociations e-books : Caroline BRULEY (SCD Jean Monnet Saint-Etienne).

• Responsable du pôle « Veille » : Guillaume HATT (Bibliothèque de l’Ecole nationale des Chartes)

• Le groupe

- Florence BARRE SCD Nîmes

- Emilie BARTHET Couperin, Etudes et Prospective

- Benjamin BOBER SCD Lille 2

- Elise CHAPOY Bibliothèque de Sciences Po Paris

- Hélène GARRIAUX SCD Université Paris Descartes

- Annie HELOT SCD Caen

- Delphine MERRIEN SCD Toulon

- Claire NGUYEN BIUM

- Mariette NAUD Couperin, Coordination des Négociations Documentaires

- Maryline VALLEZ SCD Université Paris 1

- Bérengère WARNECK SCD Université Paris Descartes

Un site de veille mutualisé

Le compte delicious veilleceb rassemble le fruit du travail du groupe de veille. Work in progress.

GTAO et Open Aire

Le GTAO (Groupe de travail sur les Archives ouvertes) de 2006 à 2008 a permis de mieux faire connaître les Archives ouvertes et institutionnelles dans les services documentaires du réseau Couperin. Un site web dédié a été réalisé par le groupe.

Le projet Open Aire vient prendre le relais de ces travaux.

• Animation : Jean-François Lutz SCD Université Henri Poincaré Nancy

• Le groupe

- Marlène DELHAYE SCD Université Paul Cezanne Marseille

- Julien Sicot SCD Université de Haute Bretagne

- Camille Espiau-Bechetoille SCD Université Lyon 2

- Claire Douady SCD Université de Limoges

- Emilie Barthet Couperin Etudes et prospective

Les groupes de veille : pour l’évaluation des ressources

Transmis par la Mission de l'IST et du Réseau Documentaire à Couperin les groupes de veille thématiques ont pour objectif d'être :

• un lieu d’échange entre professionnels de la documentation,

• ouverts à tous les publics de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de la culture, sans se limiter aux seuls professionnels de la documentation ni aux établissements membres de Couperin,

• un outil d’aide à la décision pour les acquéreurs, négociateurs, directeurs, enseignants, etc.

Trois groupes sont d'ores et déjà actifs :

• le groupe Lettres et Sciences humaines animé par Mathieu Stoll, de la Bibliothèque Interuniversitaire de la Sorbonne

• le groupe Sciences politiques et Droit, animé par Elise Chapoy, de la Bibliothèque de Sciences Po et Marc Sabin
• le groupe Economie-Gestion dont le responsable sera choisi lors de la réunion de lancement le 31 mars.

Un quatrième dédié aux Sciences de la Santé et du Vivant vient d'être créé et sera animé par Claire Nguyen de la Bibliothèque Interuniversitaire de Médecine.
D'autres groupes thématiques pourront voir le jour en Sciences et Techniques par exemple.

L'activité des groupes de veille consiste à analyser, évaluer la qualité de l'offre éditoriale électronique payante ou libre dans les disciplines évoquées ci-dessus.
Couperin met à la disposition des groupes une plateforme de publication de leurs analyses destinées aux personnels des établissements ayant des missions de service public dans l'enseignement supérieur, la recherche et la culture.

Les analyses des groupes sont accessibles aux correspondants et négociateurs de Couperin ainsi qu'aux membres des groupes et sur inscription en écrivant à .