1- ADHÉSION

1. Je souhaite devenir membre de COUPERIN, comment faire ?

L'essentiel de la procédure se trouve sur notre site Internet, sur cette page.

Pour mémoire, il vous faudra vérifier que votre établissement entre bien dans les critères donnant droit d'adhérer à COUPERIN (voir pour cela nos statuts), puis adresser au président du consortium une lettre décrivant votre établissement et demandant à entrer dans l'association. Il est nécessaire que vous nous donniez, à ce moment, les coordonnées d'une personne contact (de préférence la personne responsable de la documentation dans votre établissement).

2. Est-il nécessaire d'appartenir au réseau national des établissements partenaires de l'ABES ?

Non.

3. J'ai reçu confirmation d'adhésion de la part du président de COUPERIN. Que dois-je faire maintenant ?

Une copie de ce document est envoyée par le coordonnateur du consortium au département de la Coordination des Négociations Documentaires (CND). Celui-ci fera parvenir au contact fourni un formulaire de renseignements détaillés sur l'établissement qui servira à alimenter notre fichier membres. Une fois cette fiche de renseignements retournée par mail, vous serez définitivement considéré comme membre de COUPERIN et la trésorerie, également destinataire du formulaire, vous enverra la facture correspondant au montant de votre adhésion. Les personnes mentionnées sur le formulaire recevront également leurs identifiants personnels pour accéder aux documents réservés du site, et seront inscrites sur les listes de diffusion adéquates.

4. J'ai de nouveau reçu un formulaire de renseignements, alors que je suis déjà adhérent à Couperin, est-ce normal ?

Oui, chaque année, une campagne d'adhésion est menée auprès de nos membres. Elle nous permet de vérifier l'exactitude des renseignements possédés sur chaque établissement, de mettre à jour notre base de données concernant les contacts (présidents, directeurs de la documentation, correspondants), et de lancer la facturation annuelle.

2- NÉGOCIATIONS, FACTURATION

1. Si j'ai une question concernant une négociation, à qui dois-je m'adresser ?

Vous pouvez poser vos questions directement au négociateur de la ressource (c'est souvent le moyen le plus sûr et le plus rapide), ou aux membres du département CND ( est celle qui contient les informations relatives aux négociations, mais les émetteurs sont, en règle générale, uniquement les négociateurs.

Toutes les informations relatives au consortium, à ses missions et à son organisation, sont décrites sur notre site Web à cette adresse : http://couperin.org/fr/presentation.

Le négociateur conclut sa négociation auprès de l'éditeur, après avoir sollicité les membres pour connaître leur intérêt et obtenir des données qui appuient sa négociation (nombre d'enseignants chercheurs, d'étudiants, etc.). Il publie l'offre sur la liste (vous recevez alors un message dont l'intitulé comprend le mot « offre ». Un grand nombre de messages peuvent avoir au préalable été envoyés, et concernent les enquêtes d'intérêt, des points d'étape, etc.). C'est ensuite à l'établissement de décider si le tarif et les conditions obtenues lui conviennent.

2. Comment fonctionne COUPERIN, quelle est son organisation ?

Toutes les informations relatives au consortium, à ses missions et à son organisation, sont décrites sur notre site Web à cette adresse : http://couperin.org/fr/presentation.

3. Comment se passe une négociation et comment puis-je choisir une ressource ?

Le négociateur conclut sa négociation auprès de l’éditeur, après avoir sollicité les membres pour connaître leur intérêt et obtenir des données qui appuient sa négociation (nombre d’enseignants chercheurs, d’étudiants, etc.). Il publie l’offre sur la liste (vous recevez alors un message dont l’intitulé comprend le mot « offre ». Un grand nombre de messages peuvent avoir au préalable été envoyés, et concernent les enquêtes d’intérêt, des points d’étape, etc.). C’est ensuite à l’établissement de décider si le tarif et les conditions obtenues lui conviennent.

4. Quelle est la différence entre une négociation « classique » et un groupement de commandes ?

Dans le cas d'une négociation « classique » (sans groupement de commande), une fois l'offre publiée, l'établissement souscripteur s'adresse directement au fournisseur, et demande à s'abonner au tarif COUPERIN. C'est le cas du plus grand nombre de négociations.
Dans le cas d'un groupement de commandes (GC), le négociateur obtient un tarif, et l'établissement dit "porteur" (aujourd'hui, majoritairement l'ABES, mais plusieurs universités portent aussi des GC) est facturé de la totalité du montant de la commande, quel que soit le nombre de souscripteurs. Puis, le porteur refacture à chaque établissement ce qu'il lui doit, plus les frais de gestions. C'est le cas cette année pour une quinzaine de « grosses » ressources (Science Direct, Cairn, ACS...).

5. Comment puis-je faire partie d'un groupement de commande ? Dois-je me manifester, attendre un message de COUPERIN...?

Comme mentionné dans la question précédente, le négociateur va vous tenir au courant régulièrement de l’avancée de la négociation. Quand l’offre sera publiée, vous pourrez alors soit :

• contacter le fournisseur dont il mentionnera les coordonnées, une fois son feu vert donné

• vous déclarer membre du groupement de commandes.

Cela dit, pour les GC, la procédure est plus longue et plus complexe. Le négociateur, au début de ses discussions avec le fournisseur, demandera sur la liste qui est, a priori, intéressé. Une fois l'offre publiée, il vous demande de confirmer, c'est-à-dire d'engager votre établissement dans le GC en renvoyant un premier formulaire. Ce document fait foi de votre engagement, et sera utilisé par le porteur du GC pour ensuite vous réclamer la somme qu'il a payée pour vous.

6. Puis-je m'abonner à une ressource qui m'intéresse en cours d'année, ou dois-je attendre le moment des négociations ?

C'est variable. Pour un groupement de commandes, vous devez attendre la formalisation de la négociation et suivre le calendrier dicté par les impératifs budgétaires des établissements porteurs. Pour la plupart des négociations, vous pouvez vous réclamer du tarif COUPERIN et joindre le fournisseur, à vous de voir pour obtenir un tarif au prorata du nombre de mois souscrits.

7. A quel moment se font les négociations ?

Elles ont lieu toute l'année, et les offres sont régulièrement publiées sur notre site et sur la liste . On note néanmoins une forte concentration des offres à l'automne.

8. S'il y a un accord de plusieurs années, puis-je rejoindre un groupement en milieu de cette période?

En général, non, sauf dans de rares cas. La plupart des groupements de commandes sont fermés une fois conclus, et l'on ne peut accueillir de nouveau participant, de même que les signataires s'engagent pour toute la durée du contrat.

9. Comment puis-je déclarer mon intérêt pour une ressource négociée par COUPERIN ?

Il suffit de suivre les messages des négociateurs sur la liste . Pour une négociation « classique », il faut s'adresser directement au fournisseur, mais nous demandons à nos membres de signaler au négociateur et au département CND, qu'ils souhaitent prendre la ressource.

10. Comment puis-je faire preuve de mes ETP (Equivalent Temps Pleins) ou FTE (Full Time Equivalent) ?

Les ETP ou FTE sont parfois employés dans le calcul des tarifs des éditeurs. Les négociateurs vous en feront parfois la demande, il vous suffira alors de leur envoyer vos effectifs (souvent par discipline ou par niveau) par retour de mail. Le plus souvent, les négociateurs s'adressent au CND qui dispose des chiffres validés par le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.

11. Qui va me facturer, et à qui vais-je devoir payer mon accès à la ressource ?

Cela dépend. La facturation n'est jamais faite par COUPERIN, qui est une association et n'engage pas d'argent. Le paiement est fait soit au fournisseur, soit à l'établissement qui porte le GC. En tous les cas, le paiement ne doit avoir lieu qu'après réception de la facture.

12. Les factures sont-elles individuelles ou collectives ?

Elles sont au nom de votre établissement.

13. Les paiements se font-ils de manière annuelle ?

Oui, en règle générale en début d’année pour les abonnements. Les acquisitions (archives, e-books) peuvent être effectuées à n’importe quel moment.

14. Comment sont calculés les taux de change utilisés pendant la négociation ?

En général, le taux de change est celui de la Banque de France en vigueur au moment où le porteur du groupement de commandes ou le diffuseur français a payé la facture à l’éditeur, pour les ressources négociées en devises.
Les éditeurs étrangers ont des difficultés à s’engager sur un prix en euros sur une période pluri-annuelle, à moins de prendre une marge conséquente leur permettant de se mettre à l’abri des fluctuations.

15. Pourquoi l'accès à la liste est-il limité ?

Les informations diffusées sur la liste ont souvent un caractère confidentiel, notamment lors de la publication des offres tarifaires faites par les éditeurs. Nous préférons donc limiter le nombre de destinataires de ces messages.

16. Je souhaite devenir négociateur, est-ce possible ?

Oui ! Le consortium a besoin de nouveaux négociateurs, un très grand nombre de ressources ne pouvant faire l’objet d’offres faute de volontaires pour discuter avec les éditeurs. Si vous souhaitez obtenir davantage de renseignements sur le travail des négociateurs, merci de contacter le département CND ().