6. ANNEXE 2 : LISTE DE CONTRÔLE

Ceci est une suggestion de liste de contrôle à utiliser lors de la négociation d'un transfert de revue. Un glossaire des termes est donné dans la partie suivante.

Délai

En termes de calendrier pour la réalisation d'un changement dans la publication de la revue, lorsqu’un accord est déjà en place avec un éditeur existant, la date d'expiration du contrat et la période de préavis dans la convention, devront bien sûr être pris en considération. Cela peut, par exemple, inclure une période de préavis d'un an.

Après avoir sélectionné un éditeur, il est fortement conseillé d'organiser aussi tôt que possible dans l'année d'abonnement en cours les modalités de transfert au nouvel éditeur. La grande majorité des abonnements aux revues sont basés sur l'année civile et toutes les actions nécessaires pour une transition en douceur devront être achevées bien avant la fin de la période d'abonnement en cours.

Il s'agira, par exemple, de :

• transférer les données de contenu des revues et les dossiers de souscription au nouvel éditeur

• confirmer le renouvellement des abonnements pour la nouvelle année aux bibliothèques

• informer les abonnés, les agences d'abonnement et autres intermédiaires du calendrier et des modalités générales relatives à la cession

• trouver un accord sur la façon dont les archives seront désormais accessibles. Par conséquent, il est recommandé d'entamer le processus de transfert aussi tôt que possible.

Appel d'offres

Lors de la publication d'un appel d'offres auprès des éditeurs, il est important d'inclure une référence aux éventuels problèmes qui pourraient surgir, en demandant aux éditeurs répondant à l'appel d'offres d'indiquer comment ils proposent de résoudre ces aspects du changement de publication.

Dans les discussions détaillées avec l'éditeur sélectionné, il est recommandé d'aborder les points suivants : 

• Code de bonnes pratiques TRANSFER : confirmation que l'éditeur a adopté, et respecte, le code de bonnes pratiques TRANSFER et s'il n'est pas déjà adopté, que l'éditeur s'engage à le faire.
  Obtenez la confirmation que l'éditeur va soumettre à la liste de diffusion TRANSFER le détail des titres en cours de transfert à la suite d'un accord de changement d'éditeur.

• Calendrier de communication avec les abonnés : demandez un engagement du nouvel éditeur à vous fournir un calendrier détaillé du dispositif de transfert, et un programme de communication avec les abonnés et les intermédiaires impliqués, afin d'assurer l'accès continu au contenu, au début de l'année du nouvel abonnement.

• Droits d'accès perpétuel : un accord doit être recherché sur les modalités d'accès post-transfert par les abonnés au contenu souscrit par le passé. Ceci doit être convenu entre vous, l'éditeur d'origine et le nouvel éditeur.
  Voir le glossaire pour plus d'informations sur les droits d'accès perpétuel.

• Big Deals : lorsque le nouvel éditeur propose un Big Deal, il convient d'examiner et de discuter si les titres de la société savante doivent être inclus ou non dans cette collection Big Deal, et de rechercher un accord pour que les abonnés soient avertis par le nouvel éditeur du détails des titres transférés qui seront inclus ou exclus du Big Deal, ainsi que des raisons de ces exclusions.
  Plus d'informations sur Big Deals dans le glossaire.

• Agences d'abonnement : les agences d'abonnement jouent un rôle clé en fournissant un service aux bibliothèques universitaires dans l'acquisition et la gestion des revues imprimées et électroniques. Tant la nature et le calendrier de communication du nouvel éditeur avec les agences doivent être discutés et convenus. Il conviendra d'aborder des questions telles que la mise à jour des informations de tarification, nécessaire pour les agences, et la confirmation des renouvellements pour la nouvelle année d'abonnement.

• Information pour les résolveurs de lien et les bases de connaissances : les systèmes de résolveurs de liens jouent un rôle clé dans la gestion des périodiques électroniques. Il est important que le nouvel éditeur fournisse les données de titre de la revue afin de relier les bases de connaissances des fournisseurs de résolution aussi rapidement que possible après la signature de l'accord, et d'assurer un accès ininterrompu au contenu, au début de la nouvelle année.
  Des informations complémentaires sur les résolveurs de liens sont données dans le glossaire.

7. Lexique