Lettre de cadrage – négociations 2023
Negotiation’s Guidelines (English Version)
Accords 2024
Le département des négociations documentaires du consortium Couperin.org apporte avec cette lettre de cadrage les éléments qui doivent guider les négociations au cours de l’année 2023 (à effet 2024). Les ressources électroniques considérées sont les revues et les livres électroniques, les bases de données et les ressources hybrides.
Nature des accords et exigences tarifaires
L’objectif de Couperin.org est toujours de s’adapter aux besoins et capacités de ses membres dans un souci de cohésion et de mutualisation. Alors que tous s’accordent à dire que la science se doit d’être ouverte et accessible à tous, l’enquête budgétaire menée cette année par le consortium auprès de ses membres montre que la progression constante des dépenses d’abonnement est devenue inconciliable avec les réalités actuelles. Les budgets documentaires en 2023 sont en baisse ou au mieux en stagnation pour près de 60% des établissements. Pour 16% d’entre eux la baisse se situe entre 5 et 10%. Face au contexte économique national et international tendu, les établissements mettent en place des plans de sobriété globaux, et attendent des fournisseurs de ressources électroniques un véritable accompagnement vers l’évolution des modes de publication et des politiques européennes et française en faveur de la science ouverte.
Le consortium Couperin se doit d’examiner avec prudence et pragmatisme les divers modèles de transformation conduisant à la fin des frais de publication dans les revues hybrides. Les propositions permettant un développement de la science ouverte et une adéquation au Plan S pourront être examinées à coût constant. A défaut, concernant le renouvellement d’accords déjà existants, les propositions concernant uniquement l’accès aux abonnements des revues électroniques ne pourront être validées qu’à la condition de permettre une réduction des coûts : elles doivent donc mentionner clairement un coefficient de réduction du coût à l’issue du contrat.
Pour les autres types de ressources tels que les e-books, les bases de données ou toute autre ressource hybride, une stabilisation des coûts sera l’objectif minimal.
Ces objectifs consortiaux deviennent maintenant notre norme.
Conformité au Plan S : critères exigés
Accords de lecture
Dans le cadre des accords d’abonnement, les propositions devront être conformes à la stratégie de rétention du Plan S concernant les droits des auteurs : toutes les publications (a minima les versions acceptées pour publication) issues des projets financés par l’ANR ou tout financeur de la recherche membre de la Coalition S devront être sous licence CC-BY, permettant le dépôt immédiat du texte intégral dans une archive ouverte, soit directement dans HAL soit par l’intermédiaire d’une archive institutionnelle locale.
Pour les autres publications, les auteurs peuvent diffuser publiquement leurs écrits scientifiques dans les conditions de l’article 30 de la Loi « Pour une République numérique »
Accords globaux de lecture et publication
En ce qui concerne les accords globaux de lecture et de publication, ceux-ci devront s’inscrire dans les critères répondant au plan S, notamment :
- Ils seront temporaires et valables pendant la durée du contrat. Ils ne pourront engager les contrats futurs.
- Ils viseront 100% de publications françaises en accès ouvert. La libération progressive des articles français n’est donc pas à privilégier.
- Les licences associées seront CC-BY, permettant aux auteurs de conserver leurs droits
- Les coûts et les détails de la transition seront transparents et publics. Le contenu des contrats pourra être mis en libre accès.
- La phase de transition de la transformation ne pourra se faire à un coût supérieur aux dépenses d’abonnement pour ce qui concerne les revues (hybrides) du périmètre initial (contrat en cours). Elle devra comprendre un dispositif encadrant l’évolution de la dépense associant publication et lecture.
Négociation de revues entièrement en accès ouvert
Le consortium Couperin s’engage à favoriser l’accès ouvert immédiat aux publications scientifiques en promouvant l’éventail des voies de publication pour tenir compte des réalités des communautés scientifiques et encourager la bibliodiversité. Il a notamment pour mandat d’étudier la pertinence de négocier avec des acteurs nativement Open Access.
Un certain nombre de revues proposent uniquement la publication d’articles en accès ouvert, c’est le cas soit d’éditeurs classiques pour une partie de leur portefeuille soit d’éditeurs ou de plateformes pour lesquels ce modèle s’applique à tout leur portefeuille.
Le consortium souhaite apporter son soutien et envisager des accords avec des initiatives et des modèles éditoriaux permettant une publication ouverte de qualité sans entrave pour les auteurs. Même si les modèles commerciaux avec des coûts de publication justifiés et supportables pourront être examinés, la recherche de modèles innovants et fondés sur le partenariat sera privilégiée.
Données demandées aux éditeurs de revues académiques
Quelle que soit la nature de l’accord conclu avec Couperin.org, les éditeurs doivent fournir chaque année des éléments permettant d’apprécier son activité de publication et la part de la production française appréhendée selon plusieurs paramètres. Les données demandées sont :
Activité globale de publication
- Le nombre total d’articles publiés par le fournisseur dans les contenus souscrits,
- Le nombre total d’articles publiés en accès uniquement par abonnement,
- Le nombre total d’articles publiés en open access gold dans des revues hybrides,
- Le nombre total d’articles publiés en open access gold dans des revues totalement open access,
Publications liées à l’ESR français :
- Activité de publication : liste des articles dont au moins un des auteurs est affilié à une institution française.
Données à fournir : DOI, ORCID, titre de l’article / chapitre, auteurs, titre de la revue, ISSN, nature de la revue / ouvrage (abonnement seul, hybride, pur Open Access), indication du mode de publication de l’article (OA, non OA), licence associée (copyright, Creative Common avec indication de la licence utilisée)
- Dépenses d’APC : liste des articles dont l’auteur de correspondance est affilié à une institution française et montant des frais de publication payés.
Données à fournir : DOI, ORCID, montant acquitté HT et TTC, coordonnées du payeur
- Dépenses d’APC réalisées ventilées par institution de l’ESR français
Données à fournir : nom de l’institution, nombres d’articles publiés, montant annuel de la dépense.
Les données collectées serviront en partie à la publication annuelle des dépenses françaises d’APC sur le site Open APC et à alimenter le dispositif français de monitoring rapide et transparent des dépenses relatives aux dépenses de publication (APC et frais annexes).
Outil de workflow des APC
Dans le cas d’un accord global de publication et de lecture ou d’un accord pour la publication dans des revues entièrement ouvertes, les caractéristiques de l’outil de suivi des publications en accès ouvert (dépôt de la demande par le chercheur, validation administrative, facturation, accès à des bilans, …) devront être discutées et aménagées pour s’adapter à la situation française (affiliations multiples, facturation électronique Chorus).
Archives : accès aux années souscrites en cas de désabonnement
Afin de permettre aux établissements qui se désabonnent le maintien de l’accès à la documentation souscrite acquise, le fournisseur doit préciser les modalités selon lesquelles il garantit l’accès pérenne aux contenus des périodes de souscription.
Le consortium inclut désormais dans les accords signés avec le fournisseur la remise de l’ensemble des données et métadonnées pour chargement sur les plateformes d’archives nationales, qui assureront la conservation des données sur le territoire national et la gestion des accès sécurisés à ces contenus. Des droits étendus seront accordés et la gestion des accès confiée au consortium et à l’opérateur technique désigné, qui pourra communiquer des rapports d’utilisation au fournisseur. Il s’agit d’une mesure confiée à une institution publique, destinée à assurer la souveraineté sur des données acquises, leur conservation pérenne sur le territoire français, et l’accès sans frais aux ayants-droits.
Selon le cas, une convention pourra être signée entre l’éditeur et l’Inist-CNRS pour la plateforme PANIST, plateforme gérant les droits aux anciens abonnés ou toute autre plateforme destinée à la remplacer.
Campus multi-sites et établissements expérimentaux
Certains établissements sont constitués d’infrastructures localisées sur plusieurs sites, parfois éloignés géographiquement. Ils forment néanmoins un ensemble administratif homogène avec un mode de gestion globalisé et doivent être considérés comme un seul et unique établissement.
Les effectifs étudiants, enseignants et chercheurs sont recensés au niveau général de l’établissement. L’accès aux ressources sera ainsi ouvert à l’ensemble de la communauté concernée par l’offre, quel que soit le lieu d’implantation géographique des personnes. L’établissement souscripteur déclarera ses effectifs en conséquence.
L’aspect multi-sites d’un établissement ne doit pas donner prétexte à une augmentation du coût : les tarifs proposés tiennent compte exclusivement des effectifs ; le nombre éventuel de sites ne peut donner lieu à aucune majoration tarifaire. Les propositions financières comportant une majoration au titre du nombre de sites ne seront pas validées par le consortium.
Un établissement public expérimental (EPE) se compose :
- de composantes, qui n’ont pas de personnalité morale et sont complètement intégrées à l’établissement : elles correspondent aux établissements auxquels l’EPE s’est substitué;
- éventuellement d’établissements-composantes, de membres-associés ou de membres partenaires, qui conservent leur personnalité morale et juridique et peuvent quitter ou intégrer l’établissement expérimental.
La mutualisation des abonnements au niveau de l’EPE n’est pas systématique et dépend du caractère indispensable des ressources pour plusieurs établissements de l’EPE.
L’extension à titre gratuit ou à moindre coût est indispensable si le public cible est déjà précédemment compté.
Statistiques
Le consortium Couperin.org collecte et centralise les données d’usage de la documentation numérique des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR) dans un entrepôt national ezMESURE, pour donner accès à une visualisation de type cartographie dynamique et des indicateurs nationaux, régionaux et par établissement.
Pour chaque ressource, les fournisseurs s’engagent à fournir au moins annuellement et au mieux mensuellement des rapports statistiques détaillés d’usage, conformes à la norme COUNTER 5.
Ces rapports COUNTER 5 seront fournis dans un format lisible par un tableur (fichiers .csv ou .xls) ainsi qu’au format. json, et rendus accessibles par l’intermédiaire d’une interface d’interrogation (API) REST telle que la décrit le protocole associé SUSHI.
De plus un accès consortial sera fourni à Couperin.org, afin de lui permettre d’accéder au détail par établissement ainsi qu’aux totaux pour l’ensemble des membres de Couperin.
Pour chaque ressource, les fournisseurs s’engagent à fournir mensuellement au consortium Couperin.org les traces d’usage (log brutes) générées par l’utilisation de chacun des abonnés ayants-droits.
Toutes les informations sont disponibles sur le site officiel www.projectcounter.org et sur le site de Couperin http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/statistiques-dusage/counter
Plusieurs guides sont disponibles pour les éditeurs qui ne sont pas encore conformes :http://www.couperin.org/relations-editeurs/counter-pour-les-editeurs
Prêt entre bibliothèques
Le fournisseur autorise l’utilisation des ressources sous licence pour répondre aux demandes de prêt entre bibliothèques dans le cas d’une stricte utilisation pour l’enseignement supérieur et la recherche. Le fournisseur devra fournir au négociateur à sa demande des précisions concernant le type de fourniture de documents qu’il autorise (usage de l’électronique, nécessité d’imprimer, etc.)
Si les ressources sont des e-books, le fournisseur précisera les modalités permettant la livraison de tout ou partie du document au lecteur d’une bibliothèque tierce et, s’il ne détient pas ces droits, s’engagera à discuter avec les titulaires des droits pour faire évoluer ce service.
D’une façon générale, nous demandons aux fournisseurs de contenus de valider le principe de la fourniture électronique de documents au minimum entre bibliothèques permettant des transmissions rapides et facilitées en lien avec la nature numérique du support.
Signalement dans les outils de référencement
Les établissements français abonnés doivent pouvoir intégrer dans leur catalogue local ou leur outil de découverte les métadonnées des éléments souscrits chaque année. Les métadonnées structurées, ouvertes et documentées (ex. en XML) devront pouvoir être intégrées à l’ensemble des catalogues collectifs (à titre d’exemple le SUDOC et WorldCat) et à la base de connaissance nationale BACON Les métadonnées seront placées sous le régime de la licence ouverte/open licence Etalab
L’éditeur s’engage à faire des développements informatiques nécessaires pour que sa ressource puisse être intégrée et accepte de fournir sans frais toutes les informations techniques nécessaires. Ces informations seront rendues publiques sur le site de Couperin.org. Les éditeurs sont notamment invités à se mettre en conformité avec la recommandation KBART (conforme à la recommandation Knowledge Base And Related Tools) et à fournir des fichiers actualisés de description des contenus des ressources négociées.
Pour les ressources choisies comme prioritaires par le consortium, l’intégration des métadonnées des articles et/ou chapitres pourront être livrées à l’ABES pour l’intégration dans la base scienceplus.ABES.fr
Selon les besoins définis par le consortium, la livraison pourra comprendre soit l’intégralité des métadonnées de la ressource, en vue d’une réutilisation dans tout type d’outil documentaire (outil de découverte, portail institutionnel d’archives ouvertes…), soit seulement une partie, comme, par exemple, les publications ayant au moins un auteur affilié à une institution de l’ESR.
L’éditeur / fournisseur s’engage à livrer à l’ABES les métadonnées correspondant aux articles / chapitres de la base de données, dans un format choisi de commun accord entre les parties. Les métadonnées doivent inclure l’intégralité des informations bibliographiques disponibles sur la plateforme de l’éditeur, incluant les identifiants disponibles, les informations sur l’affiliation des auteurs, sur les modalités d’accès (accès gratuit / sous embargo / payant).
Les équipes de l’ABES restent à la disposition des négociateurs Couperin pour travailler de concert sur le volet de livraison et traitement des métadonnées.
Intégrité scientifique
Les établissements de l’ESR mettent en place des politiques respectueuses de l’intégrité scientifique et attendent des éditeurs qu’ils utilisent des logiciels de détection de similarité en amont du processus de publication.
Il est de l’intérêt tant des éditeurs que des établissements que les logiciels de recherche de similitudes moissonnent non seulement les ressources en libre accès, mais aussi passent des accords avec les éditeurs pour moissonner leurs ressources sous abonnement, dans le respect du droit d’auteur et du copyright.
Nous demandons donc aux fournisseurs d’indiquer avec quels logiciels de similitude des accords ont été passés ainsi que leur disposition à passer des accords avec d’autres éditeurs de logiciels, notamment avec ceux sous droit français ou européen.
La liste des logiciels admis par le fournisseur et le cas échéant l’acceptation d’étendre cet accord à d’autres producteurs sera mentionnée dans la lettre d’accord.
Accès techniques
Le fournisseur s’engage à mettre à disposition des accès destinés à vérifier l’adéquation des ressources fournies aux termes de l’accord, à développer le cas échéant des services dédiés pour les ayants-droits et à informer les ayants-droits sur leurs accès et droits.
Ces accès seront exclusivement réservés aux personnels Couperin en charge des services et de la prospective et des négociations, ainsi qu’à ceux de de l’Agence bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES) en charge des achats et des services de signalement associés aux achats, aux agents de l’Inist-CNRS chargés de la mise en œuvre de l’archivage et des accès pérennes et des données d’usage, ou tout autre établissement porteur de groupement de commandes.
Fouille de texte ou TDM
Les clauses TDM dans les négociations ont pour objectif d’acter des droits supplémentaires à l’ordonnance française sur le droit de fouille pour les usagers et de limiter, si nécessaire, la portée des dispositifs techniques des éditeurs. Pour rappel, aucune compensation financière n’est nécessaire pour exercer le droit de fouille de texte et de données.
Le décret introduit une exception aux règles du droit d’auteur à des fins de recherche applicable aux « fouilles de textes et de données menées à bien aux seules fins de la recherche scientifique par les organismes de recherche, les bibliothèques accessibles au public, les musées, les services d’archives ou les institutions dépositaires du patrimoine cinématographique, audiovisuel ou sonore, ou pour leur compte et à leur demande par d’autres personnes, y compris dans le cadre d’un partenariat sans but lucratif avec des acteurs privés.
Accessibilité numérique et handicap
L’accès aux ressources électroniques par des personnes en situation de handicap constitue un élément important sur lequel le consortium souhaite mettre l’accent.
Les fournisseurs et éditeurs de ressources numériques sont invités à faire connaître leur degré de conformité avec le référentiel général d’amélioration de l’accessibilité RGAA Version 4.1en fournissant une déclaration d’accessibilité.
Pour les fournisseurs qui font le choix de se référer aux normes internationales en matière d’accessibilité numérique plutôt qu’au référentiel français, leurs contenus et services web pourront être évalués en s’appuyant sur les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.1. Nous demandons aux fournisseurs de présenter le bilan de cette évaluation.
TVA
Tous les accords pour 2024 devront intégrer le taux conforme au code général des impôts. Au regard du code général des impôts en France, le taux de TVA applicable à la majeure partie des publications numériques négociées dans le cadre de Couperin.org est le taux réduit de 5,5% et dans certains cas le taux de 2,1%.
L’application d’un autre taux devra être justifiée.
Présentation des offres : description des contenus et simulation tarifaire
Afin de permettre la diffusion des offres auprès des membres du consortium Couperin.org, les éditeurs sont tenus de fournir les informations suivantes, tant au DND qu’au négociateur :
Montants pratiqués et proposition tarifaire 2024 :
- Pour chaque ressource : le carnet de commandes pour l’année en cours (2023) présenté à partir d’un modèle fourni par le Département des négociations documentaires (DND). La fourniture de ce tableau devra mentionner la liste des commandes effectives ou les engagements (facturés ou non) pour tous les membres du consortium.
- Une description précise et exhaustive des contenus et du modèle tarifaire proposés. Dans le cas des renouvellements, toute évolution doit être précisée, qu’il s’agisse notamment du nombre de titres, d’une évolution des tranches tarifaires, d’une variation de prix, ou les conditions de dégressivité des tarifs.
- Le fournisseur devra fournir au minimum une proposition tarifaire sur la base du périmètre d’établissements de l’année en cours (2023). Elle peut être complétée par les propositions pour tout établissement supplémentaire. La proposition comportera le coût détaillé par établissement, sauf quand la répartition des coûts entre les membres relève un modèle interne au consortium.
- Le négociateur sera systématiquement informé des devis individualisés intervenant après la diffusion de l’offre par Couperin.org. Les tarifs proposés à chaque établissement devront être conformes à l’offre validée par la lettre d’accord.
NB : Si le fournisseur venait à faire à un membre du consortium une offre plus avantageuse que celle validée par le consortium (renégociation « en direct »), les conditions de cette nouvelle offre devront être répercutées automatiquement sur l’ensemble des autres membres. Les cas particuliers doivent être négociés avec le négociateur et non directement avec l’établissement membre, et ce pendant la négociation et non a posteriori.
Licence-type
La fourniture préalable de la licence est obligatoire. Nous attirons l’attention des éditeurs sur le fait que, conformément à la loi n°94-665 du 4 août 1994 traitant notamment de l’emploi du français dans les administrations françaises, les agents comptables des établissements sont en droit d’exiger une licence en français pour autoriser la mise en paiement des factures.
Afin d’éviter tout problème de paiement, les fournisseurs sont priés de fournir une licence en français. Si elle ne peut être obtenue en français, elle devra obligatoirement être accompagnée d’une traduction indicative en français (à la charge du fournisseur).
De même, en cas de litige qui ne trouverait pas de solution amiable, selon le code des marchés publics qui régit les accords passés par les institutions publiques françaises avec des fournisseurs privés, les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français et sont de la compétence du Tribunal Administratif (TA) du siège de l’Abonné ou du porteur du groupement de commandes. Toute mention d’un tribunal étranger dans la licence est inacceptable et pourrait entraîner son rejet par les services juridiques des institutions.
Si nécessaire, les documents contractuels sont susceptibles d’être soumis à l’expertise d’un cabinet juridique spécialisé, à la demande des négociateurs, après accord des co-responsables du Département des Négociations documentaires (DND).
Lettre d’accord
Quand une négociation est conclue et qu’elle ne donne pas lieu à un groupement de commandes adossé à un marché public, une lettre d’accord sera établie entre le fournisseur et Couperin. Ce document vise à formaliser l’engagement du fournisseur et à définir le périmètre de l’offre, les usagers autorisés, les droits associés aux documents, les conditions tarifaires, la durée de l’accord, etc. Ce document constituera un document de référence en cas de désaccord et une base objective pour les futures négociations mais aussi un outil utile de mutualisation pour les négociations. Il doit être signé par le négociateur et par un représentant de l’éditeur et fourni au négociateur en même temps que l’offre commerciale et que la licence.
La diffusion des offres auprès des membres ne pourra se faire sans ces documents.
Accès public aux documents relatifs aux négociations
Couperin applique la réglementation européenne et française afférente à la liberté d’information, et notamment concernant les établissements abonnés relevant du secteur public, les stipulations du Code des relations entre le public et l’administration. Aucune clause de confidentialité ne devra donc être incluse dans les contrats et accords.
Cette position est conforme aux engagements du gouvernement français dans le cadre du Partenariat pour un gouvernement ouvert et notamment l’engagement 18 « Construire un écosystème de la « science ouverte ».
Le Consortium Couperin reçoit mandat des établissements membres pour procéder au recueil auprès des fournisseurs des informations sur les montants facturés à chaque établissement, conformément à la charte de l’adhérent.
Du fait de son acceptation d’une négociation consortiale, le fournisseur s’engage à fournir au consortium la liste des établissements membres de Couperin.org abonnés ainsi que les montants facturés.
Les montants acquittés par les différents établissements sont annuellement publiés sur le site des données ouvertes du ministère de l’Enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.
Christine WEIL-MIKO
Responsable du Département des Négociations Documentaires
Adeline REGE
Co-Responsable du Département des Négociations Documentaires
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