Négociations 2019 - Lettre de cadrage (Guidelines)

Le département des négociations du consortium Couperin.org apporte avec cette lettre de cadrage les éléments qui doivent guider les négociations de l’année 2018 (à effet 2019).

Les établissements de l’ESR sont amenés à remettre en question leur niveau de dépense documentaire pour la recherche. Le niveau élevé de dépense atteint en raison d’une politique d’augmentation continue des coûts de l’information scientifique a capté une part jugée désormais trop importante de crédits.

Le développement de l’open access et des voies alternatives de publication et d’accès à l’information scientifique conduit les établissements à questionner l’importance de la dépense documentaire qu’ils réalisent pour la recherche. Les établissements sont désormais dans une logique de réduction de la dépense documentaire recherche afin de redéployer une partie de ces crédits au financement d’autres actions.

Les objectifs de cette politique pourront être atteints par une réduction des coûts pratiqués par les fournisseurs ; à défaut, les établissements seront contraints à une politique de désabonnement.

Les propositions tarifaires seront examinées avec attention, et une hausse tarifaire jugée sans fondement pourra justifier le rejet d’une offre par le consortium.

Le cas des ressources de niche ou ressources émergentes, particulièrement pour la pédagogie, sera étudié à part.

Afin de permettre aux établissements qui se désabonnent d’une ressource de maintenir l’accès à la documentation souscrite, le fournisseur doit préciser les modalités selon lesquelles il garantit l’accès aux années souscrites.

Le consortium souhaite désormais inclure dans les accords signés avec le fournisseur la remise de l’ensemble des données et métadonnées pour chargement sur les plateformes d’archives nationales, qui assureront la conservation des données sur le territoire national et la gestion des accès sécurisés. Des droits étendus doivent être accordés et la gestion des accès confiée au consortium, qui fournira des rapports d’utilisation au fournisseur. Il s’agit d’une mesure d’ultime recours destinée à assurer une conservation pérenne des données sur le territoire français, confiée à une institution publique donc pérenne.

Dans ce cas une convention sera signée entre l’éditeur et l’INIST-CNRS pour la plateforme PANIST ou toute autre plateforme destinée à la remplacer.

Au regard du code général des impôts en France, le taux de TVA applicable à la majeure partie des publications numériques négociées dans le cadre de Couperin.org est le taux réduit de 5,5% et dans certains cas le taux 'super réduit' 2,1%.

Toutes les négociations 2019 devront intégrer le taux conforme au code général des impôts (référence : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1437-PGP.html).

L’application d’un autre taux que le taux réduit, super réduit, ou d’un mixte entre ces deux taux devra être justifié.

Le site Couperin.org fournira une information à jour sur le sujet, et une foire aux questions. Le coordonnateur du DND est la personne référente sur le sujet.

Afin de permettre la diffusion des offres auprès des membres du consortium Couperin.org, les éditeurs sont tenus de fournir une description précise et exhaustive des contenus et du modèle tarifaire proposés dans leurs offres. Cette description devra intégrer, le cas échéant, les informations sur la part soumise à paiement (publications soumises à une barrière de paiement (paywall) et les publications en libre accès (paiement à la source, documents libres de droits, etc.)

Le fournisseur devra fournir une simulation de la variation tarifaire à périmètre constant (sur la base du périmètre de l’année N-1), éventuellement complétée par les propositions pour tout établissement supplémentaire ayant manifesté son intérêt. Les propositions seront détaillées et devront comporter toute information concernant la dégressivité des tarifs.

Le négociateur sera systématiquement informé des devis individualisés intervenant après la diffusion de l’offre par Couperin.org. Les tarifs proposés à chaque établissement devront être conformes à l’offre Couperin.org validée ; si le fournisseur venait à faire une offre plus avantageuse à un membre du consortium, ses conditions devront être répercutées automatiquement sur les autres membres de l’accord.

La fourniture préalable de la licence est obligatoire. Nous attirons l’attention des éditeurs sur le fait que, conformément à la loi n°94-665 du 4 août 1994 traitant notamment de l’emploi du français dans les administrations françaises, les agents comptables des établissements sont en droit d’exiger une licence en français pour autoriser la mise en paiement des factures.

De même, en cas de litige qui ne trouverait pas de solution amiable, selon le code des marchés publics qui régit les accords passés par les institutions publiques françaises avec des fournisseurs privés, les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français et sont de la compétence du Tribunal Administratif (TA) du siège de l’Abonné. Toute mention d’un tribunal étranger dans la licence pourrait entraîner son rejet par les services juridiques des institutions.

Afin d’éviter tout problème de paiement, les fournisseurs sont priés de fournir une licence en français. Si elle ne peut être obtenue en français, elle devra obligatoirement être accompagnée d’une traduction en français (à la charge du fournisseur).

Si nécessaire, les documents contractuels sont susceptibles d’être soumis à l’expertise d’un cabinet juridique spécialisé, à la demande des négociateurs, après accord du responsable du Département des Négociations documentaires (DND).

Quand une négociation est conclue et qu’elle ne donne pas lieu à un groupement de commandes, une lettre d’accord sera établie entre le fournisseur et Couperin.org. Ce document vise à formaliser l’engagement du fournisseur et à définir le périmètre de l’offre, les usagers autorisés, les droits associés aux documents, les conditions tarifaires, la durée de l’accord, etc. Ce document constituera un document de référence en cas de désaccord et une base objective pour les futures négociations mais aussi un outil utile de mutualisation pour les négociations. Il doit être signé par le négociateur et par un représentant de l’éditeur et fourni au négociateur en même temps que l’offre commerciale et que la licence.

La diffusion des offres auprès des membres ne pourra se faire sans ces documents.

Du fait de son acceptation d’une négociation consortiale, le fournisseur s’engage à fournir au consortium la liste des établissements membres de Couperin.org abonnés ainsi que le montant facturé.

La charte de l’adhérent de Couperin.org prévoit que tout membre doit informer le Consortium de tout accord signé avec un éditeur. Sur la base de la lettre d’accord signée par le fournisseur, celui-ci s’engage à fournir à Couperin.org la liste complète des établissements ayant souscrit à une offre négociée ainsi que les tarifs facturés.

Sauf mention contraire dûment signalée lors de la négociation, le Consortium Couperin.org reçoit mandat des établissements membres pour procéder au recueil auprès des fournisseurs des informations sur les montants facturés à chaque établissement. Cette enquête comprend d’une part les montants facturés dans le cadre d’accords négociés avec Couperin et d’autre part les autres montants facturés à l’établissement.

Certains établissements sont constitués d’infrastructures localisées sur plusieurs sites, parfois éloignés géographiquement. Ils forment toutefois un ensemble administratif homogène avec un mode de gestion globalisé et ne peuvent être considérés autrement que comme un seul et unique établissement.

Les effectifs étudiants, enseignants et chercheurs sont recensés au niveau général de l’établissement. L’accès aux ressources sera ainsi ouvert à l’ensemble de la communauté concernée par l’offre, quel que soit le lieu d’implantation géographique des personnes. L’établissement souscripteur déclarera ses effectifs en conséquence.

L’aspect multi-site d’un établissement ne doit pas donner prétexte à une augmentation du coût : les tarifs proposés doivent tenir compte exclusivement des effectifs, le nombre éventuel de sites ne peut donner lieu à aucune majoration tarifaire. Les propositions financières comportant une majoration au titre du nombre de sites ne pourront être validées par le consortium.

Pour chaque ressource, les fournisseurs s’engagent à fournir mensuellement des rapports statistiques détaillés d’usage, conformes à la norme COUNTER en vigueur

Les fournisseurs s’engagent à fournir à chacun des établissements abonnés l’ensemble des rapports obligatoires selon la version en vigueur de COUNTER  De plus un accès consortial sera fourni à Couperin.org, afin de lui permettre d’accéder au détail par établissement ainsi qu’aux totaux pour l’ensemble des membres de Couperin.

Ces rapports seront fournis dans un format lisible par un tableur (fichiers .csv ou .xls) ainsi qu’au format .xml, et rendus accessibles par l’intermédiaire d’un web service décrit par le protocole SUSHI.

Toutes les informations sont disponibles sur le site officiel www.projectcounter.org et sur le site de Couperin http://www.couperin.org/groupes-de-travail-et-projets-deap/statistiques-dusage/counter

Plusieurs guides sont disponibles pour les éditeurs qui ne sont pas encore conformes : http://www.couperin.org/relations-editeurs/counter-pour-les-editeurs

Les éditeurs sont informés que conformément à l’article 30 de la Loi du 7 octobre 2016 « pour une République numérique » et à l’article L. 533-4.-I du Code de la recherche, les auteurs d’écrits scientifiques financés au moins pour moitié par des fonds publics peuvent déposer la version finale des publications concernées dans l’archive ouverte de leur établissement dans un délai qui ne peut dépasser 6 mois après publication pour les sciences et techniques, et 12 mois pour les sciences humaines et sociales.

Prêt entre bibliothèques : le fournisseur autorise l’utilisation des ressources sous licence pour répondre aux demandes de prêt entre bibliothèques dans le cas d’une stricte utilisation pour l’enseignement supérieur et la recherche. Le fournisseur devra fournir au négociateur à sa demande des précisions concernant le type de fourniture de documents qu’il autorise (usage de l’électronique, nécessité d’imprimer, etc.)

Si les ressources sont des ebooks, le fournisseur précise les modalités permettant la livraison de tout ou partie du document au lecteur d’une bibliothèque tierce et, s’il ne détient pas ces droits, s’engage à discuter avec les titulaires des droits pour faire évoluer ce service.

Fourniture de métadonnées : l’éditeur accepte de fournir des métadonnées structurées, ouvertes et documentées (ex. en Xml) aux fournisseurs de bases de connaissances, outils de découvertes et de recherche fédérée, logiciels de gestion de références bibliographiques, etc.

Il s’engage à faire des développements informatiques nécessaires pour que sa ressource puisse être intégrée et accepte de fournir sans frais toutes les informations techniques nécessaires. Ces informations seront rendues publiques sur le site de Couperin.org. Les éditeurs sont notamment invités à s’intéresser à des initiatives de type KBART.

Couperin.org applique la réglementation européenne et française afférente à la liberté d’information, et notamment, concernant les établissements abonnés relevant du secteur public, les stipulations du Code des relations entre le public et l’administration. Sont considérées confidentielles les seules données relevant des exceptions dûment mentionnées par la réglementation française en vigueur au titre de l’atteinte aux intérêts financiers du titulaire et du secret des affaires.

Aucune clause de confidentialité ne devra donc être incluse dans les contrats et accords.

Sandrine Malotaux

Chef du Département des négociations documentaires

Consortium Couperin.org